Digitalizacija je potovanje brez konca

V zadnjih letih so digitalni pospešek dobila vsa podjetja, ne glede na to, ali so si to želela ali ne. S kakšnimi izzivi so se najpogosteje srečali naši naročniki?

Večina je hotela v zelo kratkem času nadoknaditi tisto, s čimer so prej dolgo odlašali. A tudi če je bila tehnološko stvar izvedljiva, se marsikdo ni zavedal, da digitalna preobrazba pogosto poseže zelo globoko v temeljne procese. Vzpostaviš spletno trgovino in ugotoviš, da nimaš ustrezno urejenega skladišča, da bi obdelal naročila. Recimo, da zalog nimaš beleženih v ustrezni obliki, ali pa je proces odpošiljanja še zelo analogen. Mislim, da je bila to za številne streznitvena točka, ko so spoznali, da digitalna transformacija pomeni predvsem spremeniti kulturo in delovanje podjetja.

Nekateri so bili na spremembe bolj pripravljeni kot drugi in jim je v letu in pol morda uspelo nadoknaditi vsaj določene stvari, da niso več popolnoma v zaostanku. Kako pa zdaj vzpostaviti digitalno infrastrukturo, ki bo dolgoročno delovala?

Preden začnemo razmišljati o digitalizaciji, si je treba zastaviti nekaj osnovnih vprašanj, saj vsakega procesa ali celo posla tudi ni smiselno digitalizirati. Za presojanje primernosti so po mojem mnenju ključni trije kriteriji. Prvi je, kolikšen delež posla boš ne glede na vso modernizacijo še vedno moral opraviti v fizični obliki. Drugi kriterij je velikost ekipe, ki opravlja določen sklop procesov. Kadar imaš za več sto zaposlenih samo tri kadrovnike, je njihove procese zelo smiselno digitalizirati. Recimo tako, da vsak na novo zaposleni, ki mu je dodeljen uporabniški račun, avtomatizirano prejme paket dobrodošlice in povezave do pomembnih vsebin o tem, kako poteka poslovanje. Tretji kriterij je zagotovo finančna smiselnost investicije. Če želimo digitalizirati celoten proces v neki trgovini z desetimi zaposlenimi, nas to lahko tudi precej stane. Zato se je vedno vredno vprašati, ali je ta ekipa s preobrazbo sposobna ustvariti zadostno razliko v dodani vrednosti, da je investicija smiselna.

Kaj je torej rešitev?

Načeloma lahko vsaka ekipa v podjetju premisli, kako bi optimizirala svoje delo z digitalno tehnologijo. Na primer, kako ustvariti vsebino, ki jo lahko uporabimo na več kanalih, ali kako poenostaviti zajem podatkov, da jih imajo vsi, ki v podjetju potrebujejo te podatke, vedno na voljo. Tak način razmišljanja se mi zdi veliko bolj življenjski kot izvedba projekta digitalizacije celotnega podjetja naenkrat. Razbijanje na manjše projekte je nujno tudi zaradi hitrega razvoja tehnologije.

Pogosto se zgodi, da ko se naročniki odločajo za projekte, upoštevajo le investicijo v zunanje izvajalce, pozabijo pa na interne stroške in resurse. Kako se lahko celostno ovrednotijo potrebe projekta in kako se izognemo presenečenjem na poti?

Brez internih resursov taki projekti sploh niso izvedljivi. Pogosto naročnik izbere najcenejšega ponudnika, pri tem pa ne upošteva stroška celotnega projekta. Na primer, nekdo ti lahko postavi spletno stran, za katero boš v enem letu potreboval dva polno zaposlena urednika, medtem ko bo nekdo drug razvil bolj kompleksen sistem, s katerim pa bo en sam urednik porabil največ dve uri na dan. Osnovni strošek projekta bo sicer višji, dolgoročno pa cenejši. Temu pravim odkrito ocenjevanje vrednosti projekta. Žal pa te ocene ne more pripraviti izvajalec, lahko jo pripravi samo naročnik sam. Mi mu lahko pri tem samo pomagamo.

Ključno se mi zdi,da naročnik razume,da gre za proces, ne za projekt. Predvsem pa se je treba sprijazniti, da je to potovanje, ki nima konca: proces nenehnega inoviranja in spreminjanja.

Digitalizacija je pogosto tek na dolge proge. Kako naj se zastavi proces dela, da bo ekipa ostala motivirana, delo pa prineslo rezultate?

Ključno se mi zdi, da naročnik razume, da gre za proces, ne za projekt. Predvsem pa se je treba sprijazniti, da je to potovanje, ki nima konca: proces nenehnega inoviranja in spreminjanja. Določeno stvar postaviš a tehnologija se razvija naprej. Saj vidimo, kako ta razvoj vpliva tudi na druga področja v našem življenju. Nimamo več ene službe do konca življenja. Ne gradimo več hiše za štiri generacije. Če digitalizacijo zastavimo kot nek obsežen projekt, ga bo čez nekaj let treba tudi posodabljati kot veliko gmoto. To že zveni precej strašljivo. Zato sem velik zagovornik tega, da digitaliziramo modularno. Pri tem je dobro imeti izkušenega partnerja, ki ti bo znal svetovati, kako sistem razdeliti na koščke, ki lahko funkcionirajo samostojno in se med seboj povezujejo. Takšne koščke lahko potem tudi samostojno prenavljaš.

Tako pa ostane motivirana tudi ekipa, kajne?

Seveda, saj vsakdo potrebuje majhne zmage na poti. Zato se mi zdi vsaj na začetku procesa digitalne transformacije zelo koristno načelo "low hanging fruit", ko se najprej lotiš nalog, ki imajo ob sorazmerno majhnem vložku največji učinek. Tudi na maraton se ne odpraviš kar naenkrat. Najprej tečeš okoli bloka, nato čez sosesko, pozneje 5 kilometrov do trgovine in tako naprej do cilja.

Res pa je, da mi kot agencija dostikrat nimamo vseh vajeti v rokah, saj je sploh pri velikih projektih lahko več različnih izvajalcev. Takrat je pomembno, da ima naročnik nekoga, ki ima pregled nad celotno sliko.

Sam rad uporabljam primerjavo z gradnjo mesta. Najlažje je, če prideš na prazno poljano in začneš graditi na novo. Težje pa je, ko prideš nekam, kjer stavba že stoji, in je ne smeš porušiti, saj je spomeniško zaščitena. Ali pa so instalacije napeljane tako, da vanje ne moreš poseči. Skratka, čaka te cel kup omejitev. Ravno zato potrebuješ izkušenega strokovnjaka, ki ti zna povedati, kaj obdržati, kaj porušiti in kaj zgraditi na novo. Zelo redki so kolektivi, podjetja ali organizacije, ki še nimajo prav ničesar digitaliziranega. Veliko več se ukvarjamo s prenavljanjem in rekonstrukcijo, kot pa da bi gradili vse na novo.

Hiter tempo razvoja digitalnega sveta in sveta na splošno nas ves čas zasipava s trendi in napovedmi, kaj bo "naslednja velika stvar". Nekateri med njimi hitro potonejo v pozabo, drugi postanejo priljubljen "buzzword", ki pa ga nihče ne zna zares implementirati. Kako pretehtati in izbrati tiste trende in napovedi, ki so pravi za nas?

Tukaj se mi zdi na mestu primerjava z modnim svetom. Konference, ki napovedujejo trende, osebno jemljem bolj kot modne revije. Služijo predvsem temu, da razburkajo domišljijo. Ni preprosto skombinirati teh avantgardnih kosov. Seveda nekaterim to uspeva in so zaradi tega bolj opaženi, zato so tudi takšni pristopi povsem legitimni. Ampak za večino ne bo prav nič narobe, če bodo v svojo garderobo vključili nekaj brezčasnih kosov, ki preverjeno delujejo. Morda ne bo tistega "vav" učinka, lahko pa bodo tudi takšni kosi ob spretni uporabi dali odlične rezultate.

In če še za hip ostaneva pri primerjavi z modo – pa vendar obstajajo ljudje, ki si želijo nekaj več od osnovne garderobe. Je takrat čas, da se odločijo za stilista?

Lahko se odločiš za stilista, ki pride v tvojo garderobo in se znebi zastarelih in neuporabnih kosov. Potem gre s tabo po nakupih in te nauči izbiranja oz. kombiniranja. Tega se ne da naučiti čez noč, preprosto potrebuješ strokovnjaka, ki ti bo znal svetovati in te voditi. Če se vrnem k naši vlogi digitalnih svetovalcev – seveda je danes težko napovedovati trende, imamo pa za seboj že toliko kilometrine, da znamo presoditi, ali neka stvar dolgoročno deluje ali ne. In prav to je po mojem mnenju naša ključna vloga, da znamo bolj verodostojno kot drugi presoditi, ali gre za nekaj trajnega ali za modno muho.

Kakšne pa so tvoje izkušnje z zaupanjem naročnikov?

Zdi se mi, da smo ljudje na splošno zelo nezaupljivi. Opažam, da vedno več ljudi ob naročilu polaganja ploščic najprej porabi več ur na internetu, kako se to delo opravlja in kaj gre lahko narobe. Preprosto ne znamo več zaupati v strokovnost. Zdravniki se sploh pritožujejo nad takim pristopom. Očitno izhajamo iz predpostavke, da izvajalec ali ne obvlada svojega posla ali pa te hoče prinesti naokoli.

Kako pa potem veš, komu lahko zaupaš?

Zagotovila ni. Zares se lahko zaneseš le na reference in priporočila. Dober primer so natečaji. Če bi bil jaz na drugi strani, me sploh ne bi zanimalo, kaj mi bodo ponudniki predlagali na natečaju, saj se že iz njihovega portfelja vidi domet. Vidiš, kaj je nekdo sposoben sproducirati. Bolj bi me zanimalo, koliko izkušenj ima nekdo in kako pošten izvajalec je. Sploh slednje se mi zdi zelo pomembno.

Konference, ki napovedujejo trende, osebno jemljem bolj kot modne revije. Služijo predvsem temu, da razburkajo domišljijo.