Kako spletna mesta državne uprave urediti v eno pregledno spletno mesto?

1. julija 2019 je bil objavljen portal državne uprave GOV.si, ki na enem mestu združuje predstavitvene vsebine več kot 100 ministrstev, vladnih služb, organov v sestavi in upravnih enot. Poleg tega vsebuje vse ključne informacije o delovanju in projektih organov državne uprave. Kaj je ta dan pomenil za vas kot vodjo tega pomembnega projekta?

Pravzaprav me je predvsem skrbelo, ali bo vse narejeno tako, kot je treba. Nisem se niti ukvarjala s tem, kako velika sprememba se dogaja, takrat je bil to še en projekt, ki ga je bilo treba izpeljati, in smo ga. Seveda pa se zavedam, da je bilo vanj vložene veliko energije vseh sodelujočih. Pomembnejši mejnik je bil 2. september, ko smo ukinili obstoječe spletne mesto. A tudi takrat to še ni bil zaključen izdelek. Bil je le eden od prvih korakov na poti, ki se bo končala novembra 2021.

Pa je bil vseeno pomemben korak, kajne?

Res je. Zavedam se, da je bil celoten projekt pomemben korak v pravo smer, moram pa poudariti, da je bilo kar nekako namenjeno, da se zadeva izpelje točno takrat in v takšnem okviru. Pravi ljudje smo bili na pravem mestu, s pravo energijo in prepričanjem, da je zadeva izvedljiva. Ko zdaj pogledam nazaj, se mi zdi, da smo prav uživali v svojem delu, ki ni bilo vselej lahko, a nam je uspelo, ker smo verjeli, da delamo pravo stvar.

Pravi ljudje smo bili na pravem mestu, s pravo energijo in prepričanjem, da je zadeva izvedljiva.

Ko vas poslušam, začutim, da ste se projekta lotili z velikim optimizmom. Imam prav?

Ja, to je res. Zdi se mi nadvse pomembno, da imaš pozitiven pristop do vsega, česar se lotiš, da zmeraj vidiš rešitve in da si optimist. Sploh pri tako velikih projektih, ko se lahko zgodi nešteto različnih scenarijev. Včasih pa to ni najbolje, zato imam okoli sebe rada ljudi, ki vidijo tudi vse, kar bi lahko šlo narobe. Prav tako je zelo pomembno, da si znaš zadeve poenostaviti, jih razumeti in si jih predstavljati. Jaz moram najprej videti jasno sliko in potem ne izgubljam časa s podrobnostmi.

Okoli sebe ste imeli zelo veliko ekipo ljudi, ki jo je bilo treba prepričati, pripraviti in usmerjati. Koliko sestankov in srečanj je bilo potrebnih, da so zadeve stekle?

Niti ne tako zelo veliko. Če znaš človeku pojasniti, zakaj dela določene stvari in kaj se od njega pričakuje, potem gredo stvari same v pravo smer. Pravzaprav je bilo lažje povezati in usmeriti predstavnike širše skupine organov državne uprave, ki so morali predvsem razumeti širšo sliko, kot člane ožje skupine, kjer je bilo potrebnih več usklajevanj različnih mnenj in je bilo treba doreči različne podrobnosti.

Vrniva se na začetek. Zakaj se je sploh pojavila potreba po novem spletnem mestu državne uprave?

Predvsem zato, ker ni bil vzpostavljen enoten sistem, ampak je vsak organ, ki je dobil nekaj denarja ali pa pobudo vodstva, naredil svojo spletno stran. In naenkrat se je pojavila kopica zelo različnih spletnih strani, ki so delovale vsaka zase. Prvi, ki so nas spodbudili k razmišljanju o njihovem poenotenju, so bili uporabniki, ki so nam pošiljali komentarje, da bi želeli imeti informacije manj razpršene in bolj poenotene. Po drugi strani pa so se z enako težavo srečevali tudi uredniki posameznih spletnih mest, ki so morali iste vsebine vnašati na različne konce. Skratka, bila je precejšnja zmeda. In vsebine še vedno niso povsem poenotene. Zato pravim, da je projekt še v delu. Še vedno vzpostavljamo enoten sistem in pravila, da bo vsem jasno, kateri je primarni vir posamezne vsebine v državni upravi.

Ekipa je bila res ogromna, zato je bilo komunikacijo in delo treba poenostaviti tako, da najprej ustvariš jedro in potem kot koordinator deluješ med tem jedrom in preostalimi.

Na kateri točki ste vi vstopili v to zgodbo?

Moj prvi spletni projekt je bila vzpostavitev eugo.gov. si leta 2012 – to je spletno mesto za tujce, ki hočejo v Sloveniji ustanoviti podjetje ali delati pri nas. Imela sem sicer predznanje s področja marketinga, v to zgodbo pa sem vstopila predvsem z željo po učenju ustvarjanja in vzpostavljanja spletnih mest. Nato sem leta 2014 vodila projekt nadgradnje eVem, ki se je iz spletne aplikacije za izvedbo registracije d. o. o. in s. p. razvil v enotno spletno poslovno točko. Vmes sem se ukvarjala tudi z enotno uredniško politiko. Bila sem željna novih izzivov.

Morava pa vsekakor omeniti tudi Ukom (Urad vlade Republike Slovenije za komuniciranje), ki ima kot vsebinski koordinator pomembno vlogo pri tem projektu, kajne?

Tako je, brez Ukoma portala GOV.si sploh ne bi bilo. Zdi se, da so bili tedaj planeti res na pravem mestu – ob pravem trenutku so se pri Ukomu našli pravi ljudje, s katerimi smo hitro našli skupen jezik. Z Matjažem Kekom iz Ukoma sva imela možnost sestaviti ekipo ljudi, kakršno sem si želela, ter skupaj z njimi stvari peljati v začrtani smeri. Imeli smo absolutno podporo, razumevanje in zaupanje na vseh ravneh. Izredno veliko dodano vrednost projektu je doprineslo tudi sodelovanje ekipe Innovatif, na tem mestu bi najbolj izpostavila Tomasza Pirca, ki s svojim znanjem, preudarnostjo, ustvarjalnostjo in predanostjo bogati rezultate projekta.

Pri izvajanju tega projekta so torej sodelovale ekipe organov znotraj državne uprave pa tudi precej različnih zunanjih izvajalcev. Kakšen zalogaj pa je bila koordinacija vseh teh ekip in posameznikov?

Ekipa je bila res ogromna, zato je bilo komunikacijo in delo treba poenostaviti tako, da najprej ustvariš jedro in potem kot koordinator deluješ med tem jedrom in preostalimi. To jedro je bilo v primeru GOV.si sestavljeno iz treh oseb na MJU, treh oseb iz Ukoma in ene osebe iz Innovatifa. Vsega skupaj torej sedem ljudi, ki se po potrebi povezujejo s preostalimi izvajalci. Vse osnutke smo najprej pripravili v tej ožji skupini in jih nato usklajevali z, reciva temu, širšo skupino. To seveda ni pomenilo vsakokrat novega sestanka, pogosteje je šlo za komunikacijo prek e-pošte ali telefona.

Pa se posvetiva malce še upravljanju spletnega mesta GOV.si. Za pregled nad različnimi vsebinskimi področji skrbi več kot 500 urednikov. Kako poteka urednikovanje na dnevni ravni?

Sistem je vzpostavljen tako, da ima vsak organ državne uprave svojega glavnega urednika in ti glavni uredniki so tisti, ki neposredno komunicirajo z Ukomom, ki je glavni vsebinski koordinator GOV.si, oziroma on z njimi. Vsak glavni urednik ima nato še svojo uredniško ekipo znotraj organa, ki je organizirana po svoje – torej, sami določijo, kolikokrat imajo uredniške sestanke in na kakšen način pridobivajo materiale za objavo. Ukom je postavil standarde objave vsebin na GOV.si in skrbi za njihovo izvajanje. Na MJU pa skrbimo, da usposabljamo vse te urednike, pa naj gre za uporabo sistema za urejanje vsebine Silverstripe ali druga usposabljanja o dostopnosti, pisanju za splet, uporabniški izkušnji ipd. Glavno vlogo vsebinskega koordinatorja ima torej Ukom, naša naloga pa je bila, da smo vzpostavili sistem in bomo proces izpeljali do konca.

Kakšne pa so izkušnje urednikov z uporabo sistema za urejanje vsebin Silverstripe?

Urednike smo že mesece pred objavo spletnega mesta vključili v projekt tako, da smo jih učili, kako Silverstripe deluje, obenem pa jih spodbujali, da so začeli vnašati svoje vsebine že v razvojno okolje GOV. si. Na podlagi njihovih odzivov, pripomb in predlogov smo sproti optimizirali uredniški vmesnik kot tudi fronto GOV.si in jih tako vkjučili v soustvarjanje spletnega mesta. Na začetku je bilo še nekaj zmede; zdaj ko je za nami že večina izobraževanj, za katera skrbi Innovatif, nas čakajo še usposabljanja za nove urednike in vse, ki želijo osvežiti znanje, nato pa tudi bolj poglobljena izobraževanja, na katerih bodo spoznali še več funkcionalnosti, ki jih sistem ponuja. Vsak se lahko izobraževanj udeleži tudi večkrat, če želi. In po mojih informacijah so uredniki s pridobljenim znanjem zadovoljni.

Pri poenotenju spletnih mest državne uprave ste se opirali na izkušnje drugih držav – Velike Britanije, Nove Zelandije, ZDA ... Kako se njihovi modeli razlikujejo od našega in v čem smo si podobni?

Res smo se od njih veliko naučili, a se naše rešitve tudi razlikujejo. Britanci na svojem portalu predstavljajo informacije in postopke, medtem ko so se na primer Finci odločili, da dajo prednost predstavitvam posameznih organov državne uprave. Mi smo na enem mestu predstavili vse informacije, ne le z vidika delovanja posameznega organa, ampak tudi vsebino skozi področja, medtem ko smo storitvene portale pustili takšne, kot so, saj delujejo dobro. To pomeni, da če imamo recimo področje izobraževanja, ki je področje tako v eUpravi kot na GOV.si, ima organ svojo vsebino tam, če gre za kakršenkoli postopek, kot je vpis v srednjo šolo ali vrtec, pa je uporabnik preusmerjen na storitveni portal, v tem primeru eUpravo. In to povezovanje vsebin je nadvse pomembno, z vizijo, da postavimo enoten sistem v državni upravi. To je naša specifika.

Mi smo na enem mestu predstavili vse informacije, ne le z vidika delovanja posameznega organa, ampak tudi vsebino skozi področja, medtem ko smo storitvene portale pustili takšne, kot so, saj delujejo dobro.

Bi lahko izpostavili tri ključne prednosti spletnega portala GOV.si?

Ključna dodana vrednost GOV.si je, da od organov državne uprave zahteva, da se med seboj povezujejo, saj lahko tako uporabniku ponudimo celostne informacije, do katerih pride hitro in preprosto. To smo dosegli tako, da smo vzpostavili sistem urednikovanja z jasnimi vlogami, pravili in ciljem. Pomembna prednost za uporabnika je, da lahko isto informacijo dobi na različne načine – ali prek vsebinskega področja ali po prejšnjem sistemu, ki ga je bil navajen. Z vidika sistema pa je prednost tudi v tem, da se vsebina zdaj vnaša na enem mestu in se lahko prikaže na različnih straneh.

Ali spremljate odzive uporabnikov?

Ja, ves čas spremljamo odzive uporabnikov na spletnem mestu, ki so za nas izredno dragoceni. Veseli me, da so ti odzivi zares v veliki meri pozitivni in da uporabniki na strani dobijo informacije, ki so jih želeli. Seveda dobimo tudi kritike, ki pa so za nas izredno koristne, saj lahko tako optimiziramo vsebine in pripomoremo k svojemu glavnemu cilju – biti uporabni.

Če bi se danes lotili tega projekta, bi kaj naredili drugače?

Prav ničesar se ne bi lotila drugače, vse se je dogajalo točno tako, kot bi se moralo, ob pravem trenutku in s pravimi ljudmi. No, morda bi lahko samo malce drugače predstavili prenovo, da bi ljudje bolje razumeli, da smo se zavestno lotili objave spletnega mesta, ki se dopolnjuje sproti in še ni dokončano, pa tudi, kaj želimo s prenovo doseči. Ljudje pač potrebujemo čas, da se prilagodimo na spremembe. Ampak tudi za tovrstno ozaveščanje javnosti imamo še priložnost.

Čisto iskreno – kaj pa vam je bilo najtežje pri tem projektu?

Če sem zares iskrena, sem imela še največ težav sama s seboj, saj sem precej nepotrpežljiva in trmasta. V ožji ekipi imam čudovite ljudi, ki jih nadvse cenim, zato se stalno učim še bolj prisluhniti njihovim mnenjem in tudi priznati, da kdaj nimam prav.

Spletno mesto GOV.si je prejelo kar dve ugledni nagradi – priznanje za odlično slovensko oblikovanje Brumen 2019 in nagrado Netko 2020 v kategoriji Naj spletna stran javne ali nevladne organizacije. Kaj vam ti nagradi pomenita?

Seveda sem nagrad vesela, saj sta priznanje za naše delo in dokaz, da gremo v pravo smer. Pa tudi za to, da lahko strokovna javnost nekaj vidi čisto drugače kot preostali – na začetku je bilo na primer precej kritik povezanih z oblikovanjem, potem pa smo nagrado dobili ravno na tem področju. Še enkrat pa moram poudariti, da še nismo na koncu poti.

Ključna dodana vrednost GOV.si je, da od organov državne uprave zahteva, da se med seboj povezujejo, saj lahko tako uporabniku ponudimo celostne informacije, do katerih pride hitro in preprosto.

Projekt pa je vendarle v zaključni fazi. Kaj sledi?

Precej stvari, ki se morda niti ne bodo videle, pa so zelo pomembne. Čakajo nas še dodatna usposabljanja za urednike, kar sem že omenila. Vzpostavljajo se enotni standardi vseh spletnih mest državne uprave in enotna uredniška politika, pa seveda nadgradnje portala GOV.SI ... več je še takšnih izboljšav, vse z namenom zagotoviti čim bolj uporabno vsebino.